E-Mail-Mitarbeiter
Von A wie Angucken bis Z wie Zuordnen. Ihr Postfach, jeden Morgen sortiert.
Der E-Mail-Mitarbeiter liest jede Mail, die in Ihrem Betrieb ankommt, erkennt, worum es geht, legt sie in die richtige Ablage und schreibt einen Antwortentwurf nach Ihren Vorlagen. Sie öffnen morgens ein Postfach, in dem nur noch das steht, was Sie entscheiden müssen.
Enthalten: ein Postfach, bis zu 400 Mails im Monat, Sortierung in Ihre Ablagen, Antwortentwürfe, Tagesübersicht, Einrichtung mit Ihren Vorlagen. Monatlich kündbar.
Mehr Postfächer, mehr Mails, Antworten mit Freigabe per Klick: im Angebot.
A, B, Z
Drei Buchstaben, drei Handgriffe, die heute der Chef macht
A wie Angucken
Jede Mail wird gelesen, auch die mit dem Betreff „Frage" und dem Foto vom Sicherungskasten. Der Mitarbeiter erkennt: Anfrage, Terminwunsch, Rechnungsfrage, Reklamation, Lieferant, Bewerbung, Werbung. Er fasst den Inhalt in einem Satz zusammen und markiert, was dringend ist.
B wie Bearbeiten
Für die sechs häufigsten Mailarten liegt eine Antwort bereit, geschrieben aus Ihren Vorlagen und in Ihrem Ton. Die Anfrage bekommt eine Eingangsbestätigung mit Rückrufzusage, der Terminwunsch zwei Vorschläge aus Ihrer Regel, die Bewerbung eine Antwort binnen 24 Stunden. Sie schicken ab oder ändern. Nichts geht ohne Ihren Klick raus.
Z wie Zuordnen
Der Lieferschein landet beim Auftrag, die Zahlungsbestätigung bei der Rechnung, die Rückfrage beim Angebot. Fünf Ablagen reichen: Anfrage, Auftrag läuft, Rechnung offen, Lieferant, Rest. Was zu keinem Vorgang passt, bleibt oben und wird gefragt.
Warum das Postfach der zweite Filter ist
Die Anfrage kommt am Sonntag um 21 Uhr. Die Antwort am Mittwoch.
Bitkom hat 2025 in 504 Handwerksbetrieben nachgefragt: 68 Prozent versenden Angebote digital, 62 Prozent Rechnungen. Das heißt, der Posteingang ist längst der Ort, an dem Aufträge entstehen und Geld eingeht. Trotzdem wird er in den meisten Betrieben so behandelt wie der Briefkasten: Wer Zeit hat, schaut rein.
Die Kundin, die am Sonntagabend drei Betriebe anschreibt, beauftragt den, der Montag früh antwortet. Der Geselle, der sich um 22 Uhr bewirbt, hat bis Dienstag zwei andere Zusagen. Und die Rechnungsfrage, die zwei Wochen liegt, wird zur Zahlung, die vier Wochen liegt. Das sind keine Technikprobleme. Es sind Zeitfenster, die niemand besetzt.
Der E-Mail-Mitarbeiter besetzt sie. Er antwortet nicht klüger als Sie, aber er antwortet um 07:00 Uhr, und zwar mit dem, was Sie ihm beigebracht haben. Wie Sie das Postfach auch ohne Technik in Ordnung bringen, steht im Ratgeber: Das Postfach im Handwerksbetrieb von A bis Z.
- Reklamation Fliesen Bad Wehrmann, Foto dabei
sofort - Rückfrage Angebot 2401: „geht das auch billiger?"
Preis - Anfrage Terrassendach, Eingangsbestätigung + Fototipp
1 Klick - Bewerbung Azubi Elektro, Antwort + Terminvorschlag
1 Klick - Lieferschein Großhandel → Auftrag 2417
Lieferant - Zahlung 1.240 € → Rechnung 26-0311
erledigt - 14 Newsletter, 2 Werbemails
Rest
Sieben Zeilen statt 23 Mails. Namen im Beispiel geändert.
Enthalten
Was der E-Mail-Mitarbeiter macht
- Liest jedes eingehende Postfach, das Sie freigeben (IMAP, also jedes gängige Postfach bei All-inkl, Strato, IONOS, Google, Microsoft)
- Erkennt die Mailart und die Dringlichkeit, fasst den Inhalt in einem Satz zusammen
- Legt Mails in Ihre Ablagen: Anfrage, Auftrag läuft, Rechnung offen, Lieferant, Rest, oder in die, die Sie heute schon haben
- Ordnet Lieferscheine, Zahlungen und Rückfragen dem Auftrag oder der Rechnung zu, wenn Nummern erkennbar sind
- Schreibt Antwortentwürfe nach Ihren Vorlagen in Ihrem Ton, als Entwurf im Postfach, nichts geht ohne Klick raus
- Tagesübersicht um 07:00 Uhr: was der Chef entscheiden muss, was einen Klick braucht, was erledigt ist
- Einrichtung: ein Termin mit Ihnen, Ihre sechs Vorlagen, Ihre Ablagen, Ihre Sprache
Bewusst nicht enthalten
Was er nie tut
- Reklamationen beantworten, auch nicht als Entwurf
- Preise nennen, Nachlässe zusagen, Angebote ändern
- Mails ohne Ihre Freigabe versenden (außer Sie schalten einzelne Arten frei, etwa Eingangsbestätigungen)
- Mails löschen. Auch Werbung wird nur verschoben.
- Inhalte für Training verwenden oder an Dritte geben
- Rechnungen verändern oder ohne Sie freigeben
Der ausführliche Blick auf Rechte und Pflichten steht im Ratgeber KI-Verordnung im Handwerksbetrieb.
Häufige Fragen
Was Betriebe zum E-Mail-Mitarbeiter fragen
Muss ich mein Postfach wechseln?
Nein. Der E-Mail-Mitarbeiter arbeitet in Ihrem bestehenden Postfach über IMAP, legt dort Ordner an und speichert Entwürfe. Sie arbeiten weiter in Outlook, Thunderbird, auf dem Handy oder im Webmail. Wenn Sie ihn abschalten, bleiben die Ordner und alle Mails, wo sie sind.
Woher weiß er, wie wir schreiben?
Aus Ihren eigenen Mails. Beim Einrichten nehmen wir zwanzig Antworten, die Sie selbst geschrieben haben, und bauen daraus die sechs Vorlagen. Wenn Sie „Moin" schreiben, schreibt er „Moin". Wenn Sie nie „Sehr geehrte" schreiben, tut er es auch nicht.
Was ist mit Rechnungen und GoBD?
Der Mitarbeiter verschiebt und ordnet zu, er verändert nichts. Eingehende Rechnungen bleiben als Original im Postfach; die Archivierung nach GoBD läuft weiter über Ihre Buchhaltung oder Ihr Archiv. Wir geben dazu keine steuerliche Beratung, empfehlen aber, dass Ihr Steuerberater den Ablauf einmal sieht.
Kann er auch antworten, ohne dass ich klicke?
Für einzelne Mailarten ja, wenn Sie das ausdrücklich wollen, zum Beispiel für Eingangsbestätigungen („Danke, Ihre Anfrage ist da, wir melden uns werktags bis 17 Uhr"). Alles, was Inhalt zusagt, bleibt beim Klick. Diese Trennung ist der Grund, warum der Preis so niedrig sein kann: Der Mitarbeiter bereitet vor, Sie entscheiden.
Was kostet es bei mehreren Postfächern?
Der Einstiegspreis gilt für ein Postfach mit bis zu 400 Mails im Monat. Ein zweites Postfach (etwa buchhaltung@ oder bewerbung@) und höhere Mengen stehen im Angebot, meist zwischen 89 und 149 Euro im Monat für einen Betrieb mit drei Postfächern.
Der günstigste Einstieg in den KI-Innendienst.
Ein Postfach, eine Woche, und Sie sehen, was heute liegen bleibt. Danach entscheiden Sie, ob das Telefon dazukommt.