Ratgeber

KI-Telefonassistenten fürs Handwerk: der ehrliche Vergleich 2026

Fünf Anbieter, Monatspreise von 49 bis 499 Euro und Einrichtungskosten, die manchmal höher liegen als ein Jahr Abo. Dieser Vergleich sortiert, was hinter den Zahlen steckt und welche Fragen Sie vor dem Kauf klären sollten.

Stand September 2026 · Lesezeit etwa 8 Minuten

Was ein KI-Telefonassistent tut

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Sie es nicht können. Er begrüßt den Anrufer, fragt nach Name, Nummer und Anliegen, gibt Öffnungszeiten oder Anfahrt durch und schickt Ihnen danach eine Zusammenfassung per App, SMS oder E-Mail. Bei einem Notfall leitet er weiter oder ruft Sie direkt an, wenn das eingerichtet ist.

Was er in der Regel unterlässt: einen Preis zusagen, einen Termin fest vergeben, eine technische Frage beantworten, die Erfahrung braucht. Manche Anbieter lassen Terminbuchung nach Kalenderregel zu, andere nehmen nur Wünsche auf. An solchen Punkten unterscheiden sich die Angebote.

Rechtlich gilt seit der KI-Verordnung: Der Assistent muss dem Anrufer sagen, dass er eine Maschine ist (Artikel 50). Alle seriösen Anbieter machen das in der Begrüßung. Was das für Ihren Betrieb im Einzelnen heißt, steht im Beitrag zur KI-Verordnung für Telefonagenten im Handwerk.

Die Anbieter im Überblick

Die Angaben stammen von den Anbieterseiten und aus Vergleichen von Agentino, Superchat, Placetel und Zeeg, Stand Juli bis September 2026. Preise ändern sich, prüfen Sie die aktuelle Seite, bevor Sie unterschreiben.

Quellen: Anbieterseiten sowie die Vergleiche von Agentino, Superchat, Placetel und Zeeg (siehe Quellenliste). „2.500+ Betriebe" ist eine Eigenangabe von HalloPetra.

Was der Preis wirklich abbildet

Laut den Vergleichen liegen die Angebote für Handwerksbetriebe typischerweise bei 39 bis 89 Euro im Monat, umfassendere Lösungen bei 80 bis 200 Euro. Der Monatspreis allein sagt aber wenig. Drei Stellschrauben bestimmen, was am Ende auf der Rechnung steht: die Grundgebühr, das enthaltene Minutenkontingent und der Preis für jede Minute darüber.

Quelle: Preisspannen nach Superchat, Placetel und Zeeg.

Ein Betrieb mit vielen kurzen Anrufen fährt mit einer höheren Grundgebühr und großem Kontingent oft günstiger. Ein Betrieb mit wenigen, langen Notdienst-Gesprächen sollte auf den Minutenpreis schauen. Rechnen Sie mit dem Anbieter Ihr tatsächliches Anrufaufkommen durch, der Einstiegspreis auf der Website hilft dabei wenig.

Dazu kommt die Einrichtung. fonio nennt 1.000 bis 2.500 Euro einmalig, Agentino verspricht keinen Setup-Aufwand, PORTA einen kostenlosen Einstieg. Dahinter stehen zwei verschiedene Philosophien, und die sollten Sie verstehen, bevor Sie Preise vergleichen.

Software-Abo oder betreuter Innendienst

Das Software-Abo

Sie melden sich an, wählen Ihr Gewerk, sprechen oder tippen eine Begrüßung ein und leiten Ihre Nummer um. Der Assistent läuft ab sofort, und alles, was danach kommt, liegt bei Ihnen: Sie lesen die Protokolle, Sie rufen zurück, Sie merken nach drei Wochen, dass der Assistent bei Preisfragen komische Dinge sagt, und ändern die Anweisung.

Für viele Betriebe ist das richtig so. Wer eine sprechende Mailbox will, die Name und Anliegen sauber aufnimmt, ist bei Agentino oder PORTA gut aufgehoben und zahlt dafür im Monat weniger als für eine Tankfüllung.

Der betreute Innendienst

Hier richtet jemand für Sie ein, und der Unterschied zeigt sich weniger am ersten Tag als in der vierten Woche. Jemand schreibt das Regelwerk: Was darf der Assistent zusagen, was nicht, wann wird der Chef angerufen, was passiert mit dem Anrufer, der nach dem Preis für eine Gastherme fragt. Jemand liest die Protokolle jeden Tag, ruft nach, wenn ein Anrufer nicht erreichbar war, und setzt sich einmal pro Woche mit Ihnen zusammen, um zu schauen, was schiefgelaufen ist.

Das kostet mehr als reine Software, und zwar spürbar. Unser Telefon-Innendienst gehört in diese Kategorie: Einrichtung, Regelwerk, Eskalation an den Chef und die wöchentliche Auswertung sind enthalten, und deshalb ist er teurer als die 49-Euro-Angebote. Wer nur eine Mailbox mit Sprache will, braucht das nicht und sollte es auch nicht kaufen. Wer abends um 21 Uhr immer noch Protokolle liest und trotzdem zwei Rückrufe vergisst, ist in der zweiten Kategorie wahrscheinlich besser aufgehoben.

Acht Fragen, bevor Sie unterschreiben

Diese Liste können Sie jedem Anbieter schicken, auch uns. Wer eine der Fragen ausweichend beantwortet, hat vermutlich noch nicht viele Handwerksbetriebe betreut.

1. Notdienst. Was passiert um 23 Uhr bei einem Wasserrohrbruch? Wird weitergeleitet, an wen, und was hört der Anrufer, wenn niemand rangeht?
2. Rückruf-Regel. Sagt der Assistent dem Anrufer eine Rückrufzeit zu, und wer sorgt dafür, dass sie eingehalten wird?
3. Protokolle. Wer liest die Gesprächsprotokolle, wie schnell, und was passiert mit einem Anruf, der abends um 19 Uhr kommt?
4. Daten. Wo liegen Aufzeichnungen und Transkripte, in welchem Land, bei welchen Subprozessoren, und wann werden sie gelöscht?
5. Kündigung. Wie lang ist die Laufzeit, wie lang die Kündigungsfrist, und kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie gehen?
6. Preisfragen. Was antwortet der Assistent, wenn jemand fragt, was eine neue Heizung kostet? Lassen Sie sich die Antwort vorspielen.
7. Test. Können Sie den Assistenten mit zehn eigenen Anrufen prüfen, bevor Sie zahlen, inklusive einem, bei dem Sie absichtlich nuscheln?
8. Übergabe an den Menschen. Wann gibt der Assistent an eine Person ab, wie schnell, und merkt der Anrufer, dass jetzt ein Mensch spricht?

Was auf keiner Startseite steht

Drei Dinge aus der Praxis, die in keiner Preistabelle auftauchen.

Erstens: Der Assistent ist so gut wie die Anweisung, die er bekommt. „Nimm Anrufe für einen Sanitärbetrieb an" führt zu Gesprächen, die nach Callcenter klingen. Eine Anweisung, die Ihre fünf häufigsten Anliegen mit den passenden Rückfragen enthält, führt zu Gesprächen, die Anrufer mit Ihnen fortsetzen wollen. Das Schreiben dieser Anweisung ist Arbeit, und jemand muss sie machen.

Zweitens: Dialekt und Hintergrundlärm. Ein Anrufer auf der Baustelle mit laufender Flex hinter sich ist für jedes Sprachmodell eine Belastungsprobe. Testen Sie genau das, bevor Sie unterschreiben.

Drittens: die Zahl im Protokoll. Wenn der Assistent „Kirchstraße 17" versteht und der Anrufer „Kirchstraße 70" gesagt hat, fahren Sie zur falschen Adresse. Gute Systeme lassen sich Adressen und Rufnummern vom Anrufer bestätigen. Fragen Sie danach.

Stefan Fleckenstein war acht Jahre im Schadenservice eines Versicherers für die Prozesse von über 160 Partnerbetrieben zuständig. Die meisten Fehler in dieser Zeit entstanden an der Übergabe zwischen Telefon und Werkstatt, und genau da entscheidet sich auch, ob ein Assistent taugt.

Häufige Fragen

Muss ich den Anrufern sagen, dass eine KI spricht?

Ja. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System interagieren. In der Praxis sagt der Assistent das in der Begrüßung. Anbieter, die das abschaltbar machen, sollten Sie meiden.

Kann der Assistent Termine vergeben?

Je nach Anbieter. Manche buchen direkt in einen Kalender nach Regeln, die Sie festlegen (Gewerk, Umkreis, freie Zeiten). Andere nehmen nur den Terminwunsch auf, und Sie bestätigen. Für Betriebe, deren Termine von der Tourenplanung abhängen, ist die zweite Variante meist die sicherere.

Muss ich meine Telefonanlage tauschen?

In der Regel nicht. Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer, und Sie leiten Ihre bestehende Nummer bei Nichtannahme oder außerhalb der Bürozeiten dorthin um. Das geht bei fast jedem Anschluss über die Rufumleitung.

Lohnt sich das bei wenigen Anrufen pro Woche?

Rechnen Sie es aus, bevor Sie entscheiden. Im Beitrag zu den Kosten verpasster Anrufe steht ein Rechner mit Ihren eigenen Zahlen. Bei wenigen Anrufen reicht oft eine gute Mailbox-Ansage mit fester Rückrufzeit.