So arbeiten wir
Egal ob A wie Angebot schreiben oder Z wie Zuschicken: Jeder Ablauf im Betrieb geht durch dieselben vier Schritte. Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer mit der Technik anfängt, automatisiert das Durcheinander.
Fünf Schritte, drei davon rot. So sieht die Karte in den meisten Betrieben aus, bevor jemand sie aufschreibt.
Ein Vormittag im Büro, nicht am Telefon. Wir sitzen daneben, wenn das Telefon klingelt, lesen mit, was im Postfach liegt, schauen, wo Zettel, Excel-Listen und Software sich überschneiden. Kein Fragebogen. Echte Vorgänge, echte Uhrzeiten.
Aus dem Vormittag entsteht eine Ablaufkarte je Vorgang: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung, Reklamation. Wer macht was, wann, womit, und wo es hängt. Diese Karte gehört Ihnen. Sie taugt für die Einarbeitung, für die Vertretung und irgendwann für die Übergabe.
Die drei Stellen, an denen es hängt, werden umgebaut. Oft ohne Technik: eine Rückruf-Regel mit Zeitfenster, sechs Antwortvorlagen, ein festes Fenster für Angebote, eine Ansage auf der Mailbox, die etwas zusagt. Das kostet wenig und wirkt sofort.
Jetzt erst kommt die Maschine, und nur da, wo sich ein Handgriff hundertmal im Monat wiederholt: Telefon annehmen, Mails sortieren, Angebote nachfassen. Mit Regeln aus Ihrer Ablaufkarte und mit Grenzen, die beim Chef enden.
Woher die Methode kommt
Stefan Fleckenstein hat im Schadenservice eines Versicherers angefangen, als Azubi im Dialogmarketing. Am Ende war er als Head of Service Development & Quality für Deutschland und Österreich dafür verantwortlich, dass über 160 Servicebetriebe ihre Abläufe im Griff hatten: Wie kommt ein Schaden rein, wer ruft zurück, wann liegt der Kostenvoranschlag vor, wann ist die Rechnung bezahlt. Jeden Tag, in vielen Betrieben gleichzeitig.
Dabei zeigt sich, was ein einzelner Betrieb nicht sehen kann: Die Fehler sind fast überall dieselben. Sie liegen selten in der Werkstatt und fast immer zwischen Telefon, Postfach und Angebot. Und sie lassen sich in Regeln fassen, die ein Mensch versteht und eine Maschine ausführen kann.
Seit 2026 baut er das für die eigenen Betriebe: über 20 Fachportale, ein automatischer Kostenvoranschlag, der Zahlung, Prüfung und Versand ohne Handgriff erledigt, ein Telefon, das mit Transkript ins Postfach schreibt. Was auf dieser Seite angeboten wird, läuft dort jeden Tag. Mehr über Stefan Fleckenstein.
Preislogik
ab 59 €bis ab 499 € im Monat
Für alles, was jeden Tag läuft: E-Mail-Mitarbeiter, Telefon-Innendienst, Social-Media-Abo. Der Einstiegspreis deckt den typischen Betrieb mit fünf bis zehn Leuten. Darüber steht der Preis im Angebot, bevor Sie unterschreiben. Kündigung zum Monatsende.
149 €Social-Media-Paket
Für Dinge, die Sie einmal kaufen und behalten: das 365-Tage-Paket. Download, Rechnung, fertig. Keine Folgekosten, kein Konto.
ab 490 €je Vorhaben
Für den Vormittag im Betrieb, die Ablaufkarte, den Umbau und alles unter Sichtbarkeit. Der Preis steht vor dem Start. Für den Beratungsanteil kann eine BAFA-Förderung greifen (50 Prozent, bis 1.750 Euro je Beratung, Anträge bis Ende 2026); wir sagen Ihnen vorher, was förderfähig ist.
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Wenn sich ein Schritt für Ihren Betrieb nicht rechnet, sagen wir das im Erstgespräch. Es gibt Betriebe, für die eine Telefon-App für 49 Euro die bessere Wahl ist; die schicken wir dorthin.
Auf digitaler-innendienst.de steht sie ausführlich, mit einem Selbsttest in zwölf Fragen, dem Innendienst von A bis Z und Vorlagen zum Ausdrucken. Kostenlos, ohne Anmeldung.