Zu teuer, dann die Rabattforderung
Klasse Preis, Sicherheit 0,8, Eskalation: Preisnachlass gefordert, der Assistent verhandelt nicht. Nächster Schritt: Termin mit dem Chef.
Telefon-Innendienst
Ein Telefon, das immer abnimmt. Und weiß, wann es den Chef holt.
Der Telefon-Innendienst nimmt jeden Anruf an, stellt die Fragen, die Sie für einen Rückruf brauchen, fasst offene Angebote nach und ruft bei Notfällen die Bereitschaft an. Was Geld, Zusagen oder Ärger betrifft, landet bei Ihnen. Alles andere steht morgens im Protokoll.
ab 499 €im Monat, zzgl. USt.
Enthalten: Einrichtung durch einen Menschen, Ihr Regelwerk, bis zu 150 Gespräche im Monat, Rückrufliste, Angebots-Nachfassen, Wochenbericht. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.
Darüber: nach Gesprächsaufkommen, steht im Angebot, bevor Sie unterschreiben.
So läuft ein Anruf
Der Assistent sagt, was er ist. Dann fragt er das Richtige.
Um 07:12 Uhr ruft eine Kundin an, die Heizung tropft. Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihres Betriebs und sagt im zweiten Satz, dass er der digitale Assistent ist und ein Mitarbeiter zurückruft. Dann fragt er das ab, was Sie vorher festgelegt haben: Wo tropft es, seit wann, ist Wasser auf dem Boden, welches Gerät, Erreichbarkeit für den Rückruf.
Bei „Wasser auf dem Boden" greift Ihre Notdienst-Regel: Der Assistent ruft die Bereitschaft an und schickt die Aufnahme als Text hinterher. Bei allem anderen steht der Anruf um 07:14 Uhr auf Ihrer Rückrufliste, mit dem, was gesagt wurde, und einem Vorschlag für das Zeitfenster.
Sagt die Kundin „ich will mit einem Menschen sprechen", bekommt sie genau das: Weiterleitung auf die Nummer, die Sie hinterlegt haben, oder eine Rückrufzusage mit Uhrzeit. Der Assistent verhandelt nicht, verspricht keine Termine und nennt keine Preise. Das steht in seinem Regelwerk, und das Regelwerk gilt auch dann, wenn das Sprachmodell einmal unsicher ist.
Gesprächsnotiz 07:12Anruf 2 von 9
- Frau K., Eldagsen, Bestandskundin seit 2023
- Heizung tropft am Kessel, seit gestern Abend, kein Wasser auf dem Boden
- Gastherme, Marke unbekannt, „die blaue"
- Kein Notfall, Rückruf-Fenster vormittags
Rückruf 08:30 eingetragen - Kundin fragt, was das kosten könnte
Preis: an den Chef
Das Transkript liegt dahinter. Namen im Beispiel geändert.
Zum Anhören
Fünf Gespräche. Zwei davon holt der Assistent den Chef.
Aufnahmen aus dem Prototyp. Echt sind Spracherkennung, Gesprächsführung, Sprachausgabe und die Urteilsschicht, alles auf eigener Hardware. Der Kunde wurde für die Aufnahmen synthetisch eingesprochen. Das Urteil unter jedem Abspieler ist das, was die Maschine im Lauf entschieden hat, nicht nachträglich getextet.
Beschädigung beim Aufmaß
Klasse Reklamation, Eskalation sofort: Ärger geht immer an einen Menschen. Der Assistent entschuldigt sich nicht im Namen des Betriebs und verspricht nichts.
„Wir brauchen noch Zeit."
Klasse Zeitpunkt, kein Chef nötig: Wiedervorlage in drei Wochen, Angebot bleibt offen, Notiz im Protokoll.
Absage: Nachbar war günstiger
Klasse Absage, Grund notiert (Preis, Wettbewerber), kein Chef nötig: bedankt sich, hält die Tür offen, Angebot wird geschlossen.
Nicht erreicht: Mailbox, aber richtig
Klasse nicht erreicht: Name, Grund, Angebotsnummer und Zeitfenster auf der Mailbox, Wiedervorlage in zwei Tagen.
Ihr eigener Testanruf
In der Testwoche läuft der Assistent parallel und nimmt nur ab, wenn Sie nicht abnehmen. Sie hören jede Aufnahme, wir ändern die Regeln. Erst wenn Sie zufrieden sind, geht er scharf.
Enthalten
Was der Telefon-Innendienst übernimmt
- Anrufannahme rund um die Uhr, auch samstags, auch an Feiertagen, in Ihrem Namen
- Abfrage nach Ihrem Fragenkatalog je Anliegen: Störung, Anfrage, Terminwunsch, Rechnungsfrage, Bewerbung, Lieferant
- Rückrufliste mit Zeitfenster, Priorität und Gesprächsnotiz, morgens um 07:00 Uhr auf dem Handy und im Postfach
- Notdienst-Regel: Welche Stichworte die Bereitschaft anrufen, welche warten können
- Angebote nachfassen: fünf Tage nach Versand ruft der Assistent an, fragt nach dem Stand und meldet den Einwand (Preis, Zeitpunkt, Konkurrenz, Unsicherheit)
- Bestandskunden erkennen, wenn Sie uns die Nummernliste geben
- Wochenbericht: Anrufe, Themen, verpasste Rückrufe, offene Angebote, Vorschläge für Regeländerungen
- Einrichtung durch Stefan Fleckenstein persönlich, Regelwerk in Ihren Worten, Testanrufe vor dem Start
Bewusst nicht enthalten
Was der Assistent nie tut
- Über Preise sprechen oder Nachlässe zusagen
- Technische Zusagen machen („das geht in zwei Tagen", „das ist nur die Pumpe")
- Termine ohne Regel aus Ihrem Kalender vergeben
- Reklamationen bearbeiten. Ärger geht immer an einen Menschen, sofort.
- Rechtliche Auskünfte geben
- Kundendaten an Dritte geben oder für Training verwenden
- So tun, als wäre er ein Mensch
Ein Assistent, der weiß, wann er den Mund halten muss, ist mehr wert als einer, der alles beantwortet.
Einordnung
Teurer als eine Telefon-App. Günstiger als eine halbe Bürokraft.
Reine Telefon-Assistenten als Software gibt es ab rund 49 Euro im Monat. Sie richten sie selbst ein, schreiben die Ansagen selbst, lesen die Protokolle selbst und merken selbst, wenn eine Regel fehlt. Für einen Betrieb, der eine sprechende Mailbox braucht, ist das die richtige Wahl, und wir sagen das im Erstgespräch auch so.
Der Telefon-Innendienst ist etwas anderes. Er beginnt mit einem Vormittag in Ihrem Büro, aus dem das Regelwerk entsteht. Danach liest jede Woche ein Mensch die Protokolle, sieht, dass der Assistent dreimal „Wärmepumpe" nicht verstanden hat, und ändert das. Er sieht, dass vier Angebote am Preis hängen, und sagt Ihnen das, bevor der Monat um ist. Das ist der Teil, den keine App liefert.
Eine Bürokraft für den Vormittag kostet einen Betrieb je nach Region 1.400 bis 2.000 Euro im Monat mit Nebenkosten, ist aber auch nur vormittags da. Ehrlich eingeordnet liegt der Telefon-Innendienst dazwischen und nimmt auch abends und samstags ab. Den ausführlichen Vergleich mit Preisen und Fragenkatalog finden Sie im Ratgeber: KI-Telefonassistenten fürs Handwerk 2026.
| Telefon-App | Telefon-Innendienst | Bürokraft vormittags | |
|---|---|---|---|
| Nimmt ab | immer | immer | Mo bis Fr vormittags |
| Regelwerk schreibt | Sie | wir, mit Ihnen | entsteht im Kopf |
| Protokolle liest | Sie | wir, wöchentlich | niemand |
| Angebote nachfassen | meist nein | ja, mit Einwandliste | wenn Zeit ist |
| Notdienst-Regel | teils | ja | nur vormittags |
| Kosten im Monat | ab 49 € | ab 499 € | 1.400 bis 2.000 € |
Marktpreise der Apps: Anbieterseiten und Vergleiche, Stand Sommer 2026. Personalkosten: grobe Spanne für eine halbe Stelle inklusive Arbeitgeberanteil, je nach Tarif und Region.
Der Weg zum Start
Vier Wochen vom ersten Gespräch bis zum ersten echten Anruf
Gespräch
30 Minuten am Telefon: Wie viele Anrufe, welche Themen, wer ruft heute zurück, was passiert nachts. Danach wissen beide Seiten, ob es passt.
Vormittag im Büro
Wir hören mit. Aus zwanzig echten Anrufen entsteht der Fragenkatalog, aus Ihren Antworten das Regelwerk. Sie lesen es gegen, in Ihren Worten.
Testwoche
Der Assistent läuft parallel, nimmt nur ab, wenn Sie nicht abnehmen. Sie hören die Aufnahmen, wir ändern Regeln. Erst wenn Sie zufrieden sind, geht er scharf.
Betrieb
Rückrufliste jeden Morgen, Wochenbericht freitags, Regeländerungen jederzeit per Mail. Kündigung zum Monatsende, das Regelwerk gehört Ihnen.
Häufige Fragen
Was Betriebe zum Telefon-Innendienst fragen
Wie meldet sich der Assistent?
Mit dem Namen Ihres Betriebs und dem Hinweis, dass er der digitale Assistent ist. Beispiel: „Guten Tag, hier ist der digitale Assistent von Elektro Muster. Ich nehme Ihr Anliegen auf, und ein Mitarbeiter ruft Sie zurück. Wenn Sie lieber direkt mit einem Menschen sprechen, sagen Sie einfach Mitarbeiter." Den Wortlaut legen Sie fest.
Was passiert bei einem Notfall?
Sie definieren Stichworte und Uhrzeiten: „Wasser auf dem Boden", „Gasgeruch", „Stromausfall ganze Wohnung". Trifft eines zu, ruft der Assistent die hinterlegte Bereitschaftsnummer an und schickt die Notiz per SMS oder Mail. Kommt niemand ans Telefon, versucht er die zweite Nummer. Das wird im Protokoll festgehalten.
Kann der Assistent Termine vergeben?
Nur nach einer Regel, die Sie freigeben, zum Beispiel „Wartungstermine dienstags und donnerstags zwischen 8 und 12 Uhr aus dem Kalender". Ohne so eine Regel sagt er Termine nie zu, sondern nimmt den Wunsch auf und Sie bestätigen.
Was ist mit Datenschutz und Aufzeichnung?
Der Anrufer hört am Anfang, dass das Gespräch aufgenommen wird und warum. Aufnahmen und Transkripte liegen auf Servern in Deutschland, die Spracherkennung läuft auf eigener Hardware. Sie bekommen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Löschfrist legen Sie fest, üblich sind 30 bis 90 Tage. Mehr dazu im Ratgeber zur KI-Verordnung im Handwerksbetrieb.
Was, wenn es nicht funktioniert?
Dann hören wir nach der Testwoche auf, und Sie zahlen nichts. Läuft der Betrieb und Sie wollen später aussteigen, kündigen Sie zum Monatsende. Das Regelwerk und der Fragenkatalog bleiben bei Ihnen, egal ob Sie damit zu einem anderen Anbieter gehen.
Wie viele Anrufe verlieren Sie gerade?
Rechnen Sie es in zwei Minuten durch, mit Ihren Zahlen. Oder schreiben Sie uns, wir schauen es uns mit Ihnen an.